Praktisch: informatie duurzaam bewaren
Als je informatie duurzaam wilt bewaren en toegankelijk wilt houden op de lange termijn, zijn er verschillende belangrijke aspecten waarmee je rekening moet houden:
-
Bestandsformaten: Kies bestandsformaten die breed worden ondersteund en waarschijnlijk langdurig kunnen worden gelezen. Vermijd propriëtaire formaten die afhankelijk zijn van specifieke software die mogelijk verouderd raakt. Open standaardformaten zoals PDF, TXT en JPEG zijn vaak goede keuzes.
-
Gegevensintegriteit: Zorg ervoor dat de gegevensintegriteit wordt gehandhaafd gedurende de gehele bewaarperiode. Dit betekent dat je maatregelen moet nemen om gegevenscorruptie te voorkomen, zoals het regelmatig controleren van opslagmedia, het gebruik van foutcorrectie- en back-upmethoden, en het implementeren van redundante opslagoplossingen.
-
Metadata en beschrijvingen: Documenteer en bewaar relevante metadata en beschrijvingen van de bewaarde informatie. Dit omvat informatie over de inhoud, het formaat, de datum van creatie, de auteur en andere relevante contextuele gegevens. Goede metadata helpen bij het begrijpen en beheren van de informatie op de lange termijn.
-
Bewaaromgeving: Zorg voor een geschikte bewaaromgeving die voldoet aan de vereisten voor het behoud van de informatie. Dit omvat factoren zoals temperatuur, luchtvochtigheid, verlichting en bescherming tegen fysieke bedreigingen zoals brand, water en diefstal. Voor digitale informatie is het belangrijk om te zorgen voor voldoende opslagruimte en back-upfaciliteiten.
-
Migratie en conversie: Houd rekening met het potentieel voor technologische veroudering. Periodieke migratie en conversie van informatie naar nieuwe formaten en systemen kan nodig zijn om de toegankelijkheid op de lange termijn te waarborgen. Dit vereist een proactieve aanpak en een goed beheerd migratieproces om ervoor te zorgen dat de inhoud van de informatie behouden blijft tijdens het overzetten naar nieuwe systemen.
-
Juridische en ethische overwegingen: Zorg ervoor dat je voldoet aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot de bewaring en toegang tot informatie, zoals gegevensbescherming en privacywetten. Overweeg ook ethische aspecten, zoals het respecteren van de rechten en belangen van individuen wiens informatie wordt bewaard.
-
Documentatie en procedures: Zorg voor gedocumenteerde procedures en richtlijnen voor het beheer en behoud van informatie op de lange termijn. Dit omvat processen voor het regelmatig controleren en bijwerken van opslagmedia, het beoordelen van de toegankelijkheid van informatie en het plannen van migraties en conversies.
Door aandacht te besteden aan deze aspecten kun je de duurzaamheid van bewaarde informatie waarborgen en ervoor zorgen dat deze toegankelijk blijft op de lange termijn, ongeacht technologische veranderingen.